Unternehmer haben besondere Anforderungen an die anwaltliche Betreuung. So ist es ratsam, als Anwalt nicht nur die forensischen Akten mit der WebAkte online zur Verfügung zu stellen, sondern auch weitere Informationen, auf die der Unternehmer/das Unternehmen online zugreifen darf. In unserem Beispiel heißt das betreute Unternehmen XY GmbH. Die XY GmbH ist überörtlich organisiert, hat Geschäftsführer, die viel unterwegs sind, und ist auf aktuelle Verträge, AGB etc. angewiesen. Bislang war dies schwierig zur organisieren. Nun wird alles sehr einfach: Die Anwaltskanzlei Dr. Online und Kollegen richtet dem Unternehmen einen virtuellen Aktenschrank ein und strukturiert diesen mit Ordnern und Unterordnern. Für jedem Ordner ist expliziet geregelt, wer darauf zugreifen kann und welche Inhalte in den Order sollen. Zudem wurde mit der XY GmbH ein Beratungsvertrag geschlossen, der die Kosten dieser permaneten Dienstleistung regelt.

So ist der Aktenschrank aufgebaut: Firmenakte XY GmbH

Arbeitsverträge

• Mitarbeiter
• Mitarbeiter A. Müller
• Mitarbeiter B. Meier
• Geschäftsführer
• GF H. Schmidt

AGB

• Lieferverträge
• Kaufverträge

Vertriebspartnerverträge

• interner Vertrieb
• externer Vertrieb

Der Aktenschrank lässt sich in der WebAkte mit der Funktion „Unterordner anlegen“ aufbauen (Menü „Akte bearbeiten“ in der Aktenansicht).

Tipp: Legen Sie einen Muster-Aktenschrank mit der Grundstruktur für alle Ihre Firmen-Mandanten an. Mit der neuen Funktion „Akte bearbeiten | Akte kopieren“ können Sie aus dem Muster-Aktenschrank dann ganz einfach einen neuen Aktenschrank für neue Mandanten generieren. Das folgende kurze Video zeigt noch einmal anschaulich den Umgang mit Aktenschränken.