Gastbeitrag von: Georg-Friedrich Klusemann Vorstand Jurasoft AG Fritschestraße 62 10627 Berlin

Viele von Ihnen als Kunden von ra-micro einerseits und e.Consult (WebAkte) andererseits nutzen die Schnittstelle zur Rechtsschutz (RS)-Versicherungskommunikation. Mit der neuen ra e vs Schnittstelle zur WebAkte und zur elektronischen RS-Versicherungskommunikation können Sie jetzt wesentlich effizienter als bisher Deckungsanfragen stellen, Folgekorrespondenzen erledigen und elektronische Gebührenrechnungen übermitteln. Bei Nutzung des neuen Systems garantieren viele angeschlossene Rechtsschutzversicherer schnellere Reaktionszeiten und schnellere Zahlungsziele. Durch die bei Nutzung des ra e vs Systems stark verkürzten Reaktionszeiten sind Sie als Anwalt erstmals in der Lage, eine valide, rechtssichere Deckungszusage für den konkreten Fall bereits vor einem etwaigen Mandantentermin einzuholen. Bereits bei der Terminvergabe können beispielsweise 5-10 Fragen (die jeder Mandant leicht beantworten kann) abgefragt und eine Deckungszusage eingeholt werden. Nachfolgend möchten wir Ihnen einen Überblick über das neue ra e vs Modul, die neue und fortschrittliche Schnittstelle zur elektronischen Kommunikation mit nahezu allen relevanten Rechtsschutzversicherern, geben, die Ihnen als ra-micro 7 Anwender kostenlos und exklusiv zur Verfügung steht. Die ra e vs Schnittstelle, die von der Berliner Jurasoft AG entwickelt und fortlaufend gepflegt wird, unterstützt dabei vollständig das neue E-Workflow-Konzept von ra-micro 7, so dass in vielen Fällen die Antworten der Versicherer direkt in den zentralen elektronischen Posteingang von ra-micro 7 erfolgen. Mit ra e vs werden diverse, neue bzw. neu geschaffene Schnittstellen von verschiedenen Versicherungsdienstleistern zur Versicherungs-Kommunikation erfasst und integriert, so insbesondere auch die neue Schnittstelle zur e.Consult WebAkte Rechtsschutz. Die ursprüngliche, und Ihnen aus ra-micro 6 bekannte, Schnittstelle zur e.Consult WebAkte Rechtsschutz (RSM Schnittstelle) wird daher bereits in Kürze entfallen bzw. ist bereits entfallen, da eine verbesserte Version der e.Consult WebAkte Rechtsschutz Anbindung im Rahmen von ra e vs verfügbar ist.

Funktionsumfang Mit ra e vs ist für Sie erstmals die vollelektronische und maschinenauswertbare Kommunikation (Deckungsanfrage, Folgekorrespondenz, anwaltliche Gebührenrechnungen) mit ausgewählten Rechtsschutz-Versicherern aus der professionellen, anwaltlichen Fachanwendung heraus möglich. Dabei stellt das System in vielen Fällen eine direkte Datenverbindung mit Hin- und Rückkanal zwischen der anwaltlichen Fachsoftware einerseits und der Versicherungs-EDV andererseits her, die über das bloße Austauschen von elektronischen Nachrichten, wie etwa beim Senden einer E-Mail oder eines Telefaxes, weit hinausgeht. Vielmehr kommunizieren beide Systeme miteinander, d.h. die Anwalts-EDV tauscht mit der Versicherungs-EDV Daten und Datensätze aus, die beiderseitig automatisch weiterverarbeitet werden können.

Deckungsanfragen: zwei Versandmöglichkeiten zur Auswahl Sie können bei dem Versand von Deckungsanfragen – je nach Bedarf – zwischen zwei alternativen Möglichkeiten wählen: a. der vollständig maschinell auswertbaren (=vollstrukturierten) Deckungsanfrage oder b. der teilweise maschinenlesbaren (=teilstrukturierten) Deckungsanfrage.

Vollstrukturierte Deckungsanfrage per VS-Dialog Bei der vollstrukturierten Deckungsanfrage („VS-Dialog“ – Aufruf über das ra-micro 7 Tabellenmenü Y 6 „ra e vs“) ist eine schriftliche Darstellung des für die Versicherung relevanten Sachverhaltes sowie die Übersendung von ergänzenden Unterlagen im Regelfall nicht erforderlich. Die für die Deckungsprüfung notwendigen, materiellen Informationen werden durch die Beantwortung von etwa 5-10 pauschalisierten Fragen in einem speziellen Versicherungsdialog in Abhängigkeit von Risikoart und ausgewählter Versicherung ermittelt – gleichzeitig werden automatisch die fallbezogenen, formellen Falldaten übertragen. Die meisten Versicherungen garantieren bei vollstrukturierten Deckungsanfragen eine Bearbeitung innerhalb von 2 Werktagen und verzichten in der Regel auch auf Nachfragen. Im Vordringen ist dabei bei einigen Versicherern die vollmaschinelle Deckungsprüfung anhand von versicherungsmathematischen Algorithmen, so z.B. bei dem AmaDe Verfahren des ADAC (Anwaltsanbindung mit automatischer Deckungsprüfung). Im Fall der vollmaschinellen Deckungsprüfung erfolgt eine Antwort des Versicherers oftmals innerhalb weniger Minuten.

Teilstrukturierte Deckungsanfrage per ra E-Brief Bei der (teilstrukturierten) Deckungsanfrage via ra E-Brief erfolgt die Darstellung des für die Deckungsprüfung relevanten Sachverhaltes wie gewohnt durch Fertigung eines Schreibens sowie ggf. durch beigefügte Unterlagen. Schreiben wie auch ggf. Anlagen werden via ra E-Brief elektronisch aus der Fachsoftware heraus an den Versicherer übermittelt, und zwar ohne, dass wie bei der vollstrukturierten Deckungsanfrage Fragen zu beantworten wären. Gleichzeitig werden automatisch die fallbezogenen, formellen Falldaten übermittelt (in der E-Akte / dem DMS mit rechter Maustaste > Senden an… > ra E-Brief).

Unterschied der Verfahren Bei der vollstrukturierten Deckungsanfrage ist die Versicherung potentiell in der Lage, die Prüfung zur Deckung vollautomatisch vorzunehmen. Eine Antwort der Versicherer erfolgt sehr schnell. Demgegenüber steht ein Mehraufwand zur teilstrukturierten Deckungsanfrage bei der Bedienung: es müssen 5-10 Fragen beantwortet werden. Bei der teilstrukturierten Deckungsanfrage können Sie Dokumente zur Deckungsprüfung auf „Knopfdruck“ an die Versicherung senden. Da in diesem Verfahren nur einige Informationen maschinell ausgewertet werden können, erfolgt eine Antwort der Versicherung im Regelfall nicht so schnell wie bei der vollstrukturierten Variante. In beiden Verfahren werden die Informationen verschlüsselt übertragen, es erfolgt zudem die automatische Speicherung eines Aktenvermerks (Aktenretent) über die erfolgte Deckungsanfrage in die E-Akte (elektronische Handakte).

Versand von Folgekorrespondenz,  Gebührenrechnungen und generell von Dateianlagen Für den Fall, dass nach einer Deckungsanfrage noch Folge- bzw. Freikorrespondenz mit dem Versicherer geführt werden soll, können Sie diese schnell und einfach via ra E-Brief aus der ra-micro 7 Fachsoftware heraus (z.B. aus der E-Akte, dem Dokumentenmanagementsystem, der Kanzleitextverarbeitung KTV, aus Microsoft Word oder dem Gebührenprogramm) an den Versicherer übertragen. Nach gewohnter Erstellung einer Gebühren- bzw. Vorschussrechnung können Sie diese im Gebührenprogramm nach dem Buchen der Rechnung einfach durch Klick auf den „ra E-Brief“ Button an die gewählte Versicherung übertragen. Die im Hintergrund operierende ra e vs Schnittstelle versendet dabei automatisch neben der Rechnung auch die Rechnungsdaten in maschinenlesbarer Form, was der Versicherung eine vollautomatische Bearbeitung und somit eine wesentlich schnellere Zahlung ermöglicht. Unabhängig davon, ob eine vollstrukturierte oder teilstrukturierte Deckungsanfrage getätigt wurde, ist für den Versand von Dateianlagen generell der ra E-Brief vorgesehen.

Automatischer Nachrichtenabruf ra-micro 7 prüft alle 5 Minuten automatisch, ob neue Nachrichten der Versicherer (Deckungszusagen, sonstige Antworten etc.) oder Übermittlungsbestätigungen der datenübertragenden Dienstleister, z.B. e.Consult vorliegen. Sind neue Nachrichten oder Übermittlungsbestätigungen vorhanden, werden diese automatisch abgerufen und stehen im zentralen E-Postfach zur weiteren Bearbeitung bereit.

Automatische Registrierung ra e vs übernimmt automatisch alle erforderlichen Registrierungen bei den angeschlossenen Versicherungsdienstleistern – z.B. e.Consult – und speichert die entsprechenden Login-Daten automatisch zu den ra-micro/Jurasoft Benutzer- bzw. Kanzlei-Registrierungsdaten auf dem Jurasoft Server. Eine gesonderte Registrierung oder eine manuelle Verwaltung von e.Consult Login-Daten ist nicht erforderlich. Sie als e.Consult Kunde können allerdings optional Ihre WebAkte Zugangsdaten im Jurasoft Web-Konto hinterlegen – das ra e vs System verwendet dann den bereits vorhandenen WebAkte Zugang, ohne einen neuen anzulegen.

Kostenlos für ra-micro Kunden Das ra e vs Kommunikationsmodul steht allen ra-micro 7 Anwendern mit gültigem Pflegevertrag kostenlos zur Verfügung. Anwender, die noch mit der Version ra-micro 6 arbeiten, können im Rahmen eines bestehenden Programmpflegevertrages jederzeit kostenlos auf ra-micro 7 updaten.