Umstieg von Briefpost auf elektronische Post
Jetzt ist die Zeit gekommen: Die Mandanten möchten alles im Überblick auf ihrem Smartphone und die Versicherer strukturierte Daten über die WebAkte. Jede Kanzlei ist gut beraten jetzt vollständig auf den elektronischen Postversand umzustellen. Aber wie gelingt der erfolgreiche Umstieg? Wer nimmt das Zepter in die Hand?
6 Tipps wie Ihnen der Umstieg erfolgreich gelingt.
1. Konsequentes morgendliches Einscannen lohnt sich Obgleich Sie zentral oder dezentral in Ihrer Kanzlei die Post bearbeiten: Teilen Sie jemandem die Aufgabe zu, morgens konsequent in der Stapelverarbeitung alle Posteingänge einzuscannen. Achten Sie darauf, dass das Einscannen nicht länger als 18 Sekunden pro Poststück in Anspruch nimmt. Scannen Sie die Posteingänge direkt per Schnittstelle in Ihre Kanzleisoftware, anstatt den Umweg über den Internet Explorer zu gehen.
2. Einheitliche Verschlagwortung Damit sich jeder im Kanzleiteam schnell in der elektronischen Akte zurechtfindet, empfehlen wir Ihnen eine einheitliche Verschlagwortung. Diese sollte verständlich und ausgeschrieben sein. Denn das erleichtert auch neuen Mitarbeitern die Einarbeitung. Diese Verschlagwortung sollte selbstverständlich auf Ihr Tätigkeitsgebiet und Ihren Aktenzyklus angepasst sein. Wichtig ist, dass Sie sich intern auf die TOP 20 einigen und diese als Standard in Ihrer Kanzleisoftware hinterlegen. Jetzt haben Sie die wichtigste Hürde geschafft. Sie haben eine vollständige elektronische Akte, auf die alle Mitarbeiter der Kanzlei sofort und schneller als auf die Papierakte zugreifen können.
3. Endkontrolle vor dem Versand Jetzt gilt es aus dem Mehrwert des intern schnellen Aktenüberblicks auch eine externe Nutzung zu generieren. Ebenso wie mit Postmappen sollte auch beim elektronischen Versand die Endkontrolle in Ihrer Kanzlei geklärt sein. Sie haben die Wahl bei jedem Poststück. Sie legen in Arbeitsabläufen im Allgemeinen oder beim einzelnen Diktat die Verantwortung fest. Schneller geht’s, wenn die erstellende Mitarbeiterin direkt die elektronische Post versendet. Bei wichtigen Schriftsätzen sollte die Endkontrolle durch den Rechtsanwalt erfolgen. Definieren Sie den elektronischen Arbeitsablauf, wie Sie die Schriftstücke samt Anlagen erhalten und einsehen können in Ihrer Kanzleisoftware. Hierfür sind einzelne elektronische Postfächer vorgesehen. In diesen können Sie als Sachbearbeiter die Eingangs- und Ausgangspost für Ihre Mandate einsehen. „Ab die Post per Mausklick“ heißt es jetzt!
4. Zustellungsquittierung Im Gegensatz zum Versand per E-Mail erhalten Sie per WebAkte eine Zustellungsquittung mit Lesekontrolle. Diese Zustellungsquittungen werden automatisch in Ihre elektronische Akte abgelegt. Somit fällt keine zusätzliche Arbeit für Sie an. Im Ernstfall sind Zustellungsquittungen goldwert.
5. Elektronischer Posteingang Damit Sie langfristig das Scannen in Ihrem Team nur noch marginal betreiben, lohnt es sich den elektronischen Posteingang hochzufahren. Das nimmt Ihnen diese Arbeit ab. Prüfen Sie also Ihre Technik und lassen Sie sich von Ihrem Hersteller bezüglich der möglichen Schnittstellen beraten. Neben der Scanner-Schnittstelle sollte auch die Fax- und WebAkte-Schnittstelle eingerichtet sein. Sie sparen das Einscannen und die gesammelte elektronische Post wird in Ihrer Kanzleisoftware aufgelistet. Diese Post ordnen Sie lediglich noch dem richtigen Aktenzeichen zu. Ausnahme! Die WebAkte-Post sortiert sich automatisch der richtigen Akte zu. In diesem Posteingang müssen Sie nur noch lesen. Es lohnt sich diesen Posteingang hochzufahren, denn es erspart Ihnen täglich viel Arbeit.
6. Statusmeldungen Als Anwalt sollten Sie auf E-Mail verzichten, da dies Ihrem Image aus datenschutzrechtlichen Gründen schaden könnte. Der Versand per E-Mail ist zudem oft unübersichtlich. Darum empfehlen wir Ihnen den einfachen und zugleich sicheren Versand per WebAkte. Mit der WebAkte versenden Sie zeitversetzt (ca. 17 Uhr), wodurch Sie ungestörter arbeiten können. Da Ihr Mandant auf die von Ihnen bereitgestellten Dokumente und Statusmeldungen online zugreift, reduzieren sich die Sachstandanfragen. Ihre persönliche E-Mail-Adresse wird nicht genannt. Rückantworten erfolgen per WebAkte. Service bringt Weiterempfehlung: Damit auch Ihr Mandant in seinem elektronischen Aktenzyklus den Durchblick hat, listet die WebAkte alle laufenden Mandate, mit den entsprechenden bereitgestellten Dokumenten, für ihn auf. Alles wird in chronologischer Reihenfolge sortiert. Dank der WebAkte können Sie mit Hilfe von Statusmeldungen Ihrem Mandant kurz und knapp Bericht erstatten. Dadurch bekommt er den perfekten Durchblick und einen attraktiven Service. Und wie wir wissen – Service führt zu Weiterempfehlung. Jetzt haben Sie von Anfang an alles richtig gemacht!
Wer will gerne nachmachen oder machen lassen? Fordern Sie jetzt Ihr Angebot an! Wir unterstützen Ihr Team bei dem erfolgreichen Umstieg & Einführung Ihrer WebAkte. Dazu besuchen wir Sie gerne in Ihrer Kanzlei (Kosten ab 1.500,-€). Kontaktieren Sie uns dazu per E-Mail oder unter 0681 950 82 8 – 88.