Als einer der führenden Anbieter von Rehabilitationsmanagement hat rehacare tagtäglich mit äußerst sensiblen Daten und Dokumenten zu tun. Die Smartlink-Lösung von e.Consult AG ermöglicht es, diese sicher, benutzerfreundlich und äußerst schnell zu übertragen.

Was im trockenen Fachjargon der Versicherungsbranche Personengroßschaden oder Komplexschaden heißt, ist für die betroffenen Personen eine persönliche Tragödie. Unfälle oder schwere Krankheiten machen Menschen zu Pflegefällen oder schränken sie in ihrem Leben stark ein.

Unfall- und Berufsunfähigkeitsversicherungen leisten hier Hilfe – durch Geldleistungen und mit dem Service von Dienstleistern im Rehabilitationsmanagement.

Schnelle Hilfe wirkt am besten

rehacare ist einer der führenden Dienstleister im Reha-Management. Das Unternehmen möchte zeitraubenden Verwaltungsaufwand vermeiden und verfügt über ein breites Netzwerk an Partnern in Heil- und Hilfsberufen. Schließlich ist allgemein bekannt: Je schneller einem Betroffenen geholfen wird, desto besser seine Chancen auf Genesung. Ein gut funktionierendes Netzwerk ist dafür von wesentlicher Bedeutung. Der Betroffene kann schnell seine Lebensqualität verbessern – das darf nicht an zu langsamen Prozessen scheitern! Der Versicherer spart auf diese Weise nebenbei auch noch Kosten.

Für rehacare bedeutet die digitale Transformation, dass sich neue Möglichkeiten auftun, die einzelne Fallbearbeitung im Reha-Management deutlich zu beschleunigen. “Wir beobachten die technologischen Möglichkeiten ganz genau und haben das klare Ziel, unsere Prozesse immer weiter zu optimieren,” sagt dazu Marcus Vogel, Prokurist bei rehacare. “Nur so können wir Geschädigten schnell und zuverlässig helfen.”

Mit Umsetzung der DSGVO kam neben der Beschleunigung außerdem das Thema einfachen und zugleich sicheren Dokumentenversands ganz oben auf die Prioritätenliste.

Austausch sensibler personenbezogener Daten – per E-Mail?

rehacare arbeitet eng mit Versicherern zusammen, die den Dienstleister mit dem Reha-Management beauftragen. Die Case-Manager tauschen sich mit Sachverständigen, Ärzten und Anbietern von Heil- und Hilfsmitteln aus und haben zudem Kontakt mit Geschädigten und Rechtsanwälten, die Haftungsfragen und Schadenersatzforderungen im Namen ihrer Mandanten regeln.

Es liegt in der Natur des Tätigkeitsfelds, dass rehacare mit äußerst sensiblen personenbezogenen Daten zu tun hat. Details über Krankheitsverlauf und Genesungseinschätzungen müssen die Parteien nicht erst seit der DS-GVO unter höchsten Sicherheitsvorkehrungen austauschen. rehacare hat deswegen in der Vergangenheit unter anderem mit verschlüsselten E-Mails gearbeitet.

Auch Versicherer kommunizieren mitunter über verschlüsselte E-Mails. Allerdings muss nach DS-GVO jede E-Mail zweifach verschlüsselt sein – die Nachricht selbst ebenso wie der Transportweg.

Selbst wenn die doppelte Verschlüsselung gewährleistet ist, sind E-Mails wenig benutzerfreundlich und haben zudem einen weiteren Nachteil: Die Größe der versendeten Anhänge ist auf einige MB begrenzt. Gerade Sachverständigenberichte mit hochauflösenden Bildern und ähnliche Dokumente können diese Grenze schnell sprengen – und müssen unter Zeitverlust per Post übermittelt werden.

rehacare suchte nach einer digitalen Kommunikationslösung, die mehrere Punkte erfüllte:

• einfach und benutzerfreundlich in der Bedienung
• schneller Datenaustausch zwischen den beteiligten Parteien
• Versand von großen Dateien bis zu 1 GB möglich

Die Lösung sollte keinen Einsatz komplett neuer Systeme erfordern – eine solche Umstellung ist im laufenden Betrieb kaum zu stemmen. Da rehacare bereits zuvor Fallmanagement mit Hilfe der elektronischen WebAkte der e.Consult AG betrieb, war es naheliegend, eine bereits bewährte Technologie des langjährigen Partners zu verwenden: Smartlink ist die E-Mail-Alternative, wenn es um einmaligen Datenverkehr geht und dockt direkt an der WebAkte an. Mit Smartlink bietet rehacare seinen Partnern und Auftraggebern einen sicheren und zugleich einfachen Kommunikationsweg.

So funktioniert Smartlink

Die Benutzerfreundlichkeit der Smartlink-Technologie ist bestechend: Der Case-Manager verschickt mit einem Klick im WebAkte-System einen Smartlink. Dieser geht per E-Mail an den Empfänger und führt diesen direkt zur Nachricht des Case-Managers. Der Zugriff funktioniert allerdings nur, wenn der Empfänger eine Sicherheits-PIN eingibt, sich also einloggt. Eine weitere E-Mail mit der PIN geht ihm deswegen um eine Minute zeitversetzt zu. Der Empfänger kann dem Case-Manager direkt im System antworten, was Zeit und Zuordnungsaufwand spart.

Der Link ist zudem nur für für eine begrenzte Zeit aktiv und verfällt anschließend. Damit ist ein weiterer Sicherheitsfaktor eingebaut.

Diese einfache, sichere und zugleich hoch effiziente Art der Kommunikation ist für rehacare optimal. “Alle Kunden, bei denen wir in der Testphase mit Smartlink gearbeitet haben, waren begeistert. Die Korrespondenz ist viel schneller, weniger fehleranfällig und die Case-Manager haben mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit,” so Marcus Vogel, der für die Umsetzung des Projekts eng mit der e.Consult AG zusammenarbeitete.

Rasante Fallabwicklung und beste Hilfestellung

Seit November 2018 ist Smartlink nun bei rehacare in Betrieb. Aktuell werden als Testballon nur ein Teil der Fälle auf diese Weise bearbeitet, die Ergebnisse überzeugen jedoch bereits jetzt auf der ganzen Linie: Mitarbeiter schätzen die schlanke, unkomplizierte Abwicklung, Kunden und Partnern wird Arbeit abgenommen und gleichzeitig die notwendige Datensicherheit garantiert. Insgesamt werden die einzelnen Fälle schneller und effizienter bearbeitet.

“Wir planen, die Technologie in Zukunft flächendeckend einzusetzen und Versicherer von der Nutzung zu überzeugen. Die Lösung hat enormes Potenzial, Zeit zu sparen,”  sagt Marcus Vogel. “Davon profitieren letzten Endes nicht nur wir und der Versicherer, sondern allen voran die Geschädigten. Deren Gesundheit ist es, die wir als oberstes Ziel im Blick haben.”
Erfahren Sie hier demnächst mehr darüber, wie Smartlink auf der Kundenseite angenommen wird und welche Erfahrungen die Partner der rehacare bislang gemacht haben.