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Der Partner an Ihrer Seite

Wieso die e.Consult AG der richtige Partner für die Digitalisierung Ihrer internen und externen Beziehungen ist? Lernen Sie uns und unsere Mission näher kennen!

Die Aktionäre unserer Gesellschaft werden hiermit zu der

am 24. Juni 2020, um 18:00 Uhr, stattfindenden
ordentlichen Hauptversammlung 2020
eingeladen, welche in
virtueller Form
durchgeführt wird.

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

leider haben die zunehmende Verbreitung des Virus SARS-CoV-2 (auch als Corona-Virus bekannt) und die dadurch hervorgerufene Erkrankung COVID-19 sowie die damit erlassenen behördlichen Verordnungen zum Schutz gegen die mit dem Virus verbundenen Gesundheitsgefahren auch Auswirkungen auf die Durchführung unserer diesjährigen Hauptversammlung. Ich habe mich deshalb auf der Grundlage von Artikel II § 1 Abs. 2 und Abs. 3 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht entschlossen, die diesjährige Hauptversammlung unserer Gesellschaft erstmals in Form einer

virtuellen Hauptversammlung

durchzuführen.

Weiterhin habe ich mich entschlossen, von der verkürzten Frist die Hauptversammlung spätestens am 21. Tag vor der Versammlung einzuberufen, Gebrauch zu machen.

Eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung wird im Internet (Live-Stream) erfolgen.

Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft im Neugrabenweg 1, 66123 Saarbrücken.

Der Aufsichtsrat hat den vorgenannten Maßnahmen in seiner Sitzung vom 19. Mai 2020 zugestimmt.

Tagesordnung

  1. Begrüßung
  2. Lagebericht des Vorstandes
  3. Bericht des Vorstandes zum Jahresabschluss 2019
  4. Bericht des Aufsichtsrates zum Jahresabschluss 2019
  5. Beschlussfassung über die Gewinnverwendung (gem. § 15 Abs. 1 Satzung der e.Consult AG)
  6. Entlastung des Vorstandes für das abgelaufene Geschäftsjahr
  7. Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates für das abgelaufene Geschäftsjahr
  8. Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019
  9. Verschiedenes

Allgemeine Hinweise

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind alle am Tag der Hauptversammlung im Aktienbuch eingetragenen Aktionäre der Gesellschaft oder deren schriftlich bevollmächtigte Vertreter berechtigt. Umschreibungen im Aktienbuch finden in den letzten acht Tagen vor der Hauptversammlung nicht mehr statt.
Jede Aktie gewährt eine Stimme. Das Stimmrecht beginnt mit der vollständigen Leistung der Einlage.
Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt entweder im Wege der Briefwahl, durch Vollmachtserteilung an einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder durch Abstimmung über das Internet während der Hauptversammlung.
Über die Berechtigung der Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung erhalten Sie nach der erforderlichen Anmeldung eine persönliche Zugangsberechtigung.

Der Jahresabschluss 2019 sowie der Bericht des Aufsichtsrates liegen seit Einberufung der ordentlichen Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsichtnahme aus.

Wir bitten um Rückmeldung bis zum 19. Juni 2020, ob Sie an der ordentlichen Hauptversammlung teilnehmen.

Weitergehende Erläuterungen/Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft

Diese Einladung sowie weitere Informationen und Erläuterungen zu dieser Hauptversammlung, der Durchführung der Abstimmungen und den Rechten der Aktionäre sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

[ https://www.e-consult.de ]

abrufbar.

Die Abstimmungsergebnisse werden nach der Hauptversammlung unter derselben Internetadresse bekannt gegeben.

Informationen zum Datenschutz

Die Gesellschaft verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten von Aktionären, Aktionärsvertretern und Gästen: Kontaktdaten (z.B. Name oder die E-Mail-Adresse), Informationen über die von jedem einzelnen Aktionär gehaltenen Aktien (z.B. Anzahl der Aktien). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die Gesellschaft ist rechtlich verpflichtet, die Hauptversammlung der Aktionäre durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten notwendig. Ohne Angabe ihrer personenbezogenen Daten können sich die Aktionäre der Gesellschaft nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Für die virtuelle Hauptversammlung werden zusätzlich personenbezogene Daten in sog. „Logfiles“ verarbeitet, um die Virtualisierung technisch zu ermöglichen und deren Administration zu vereinfachen. Dies betrifft z.B. ihre IP-Adresse, den von ihnen verwendeten Webbrowser und Datum und Uhrzeit des Aufrufs. Diese Daten werden nach der Durchführung der HV gelöscht. Die Gesellschaft verwendet diese Daten zu keinen anderen Zwecken als hier angegeben.

Für die Datenverarbeitung ist die Gesellschaft verantwortlich. Die Kontaktdaten des Verantwortlichen lauten:

e.Consult Aktiengesellschaft
Neugrabenweg 1
66123 Saarbrücken
Telefon: +49 (0) 681 950 828 0
Telefax: +49 (0) 681 950 82 81
www.e-consult.de

Personenbezogene Daten, die die Aktionäre der Gesellschaft betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Ergänzungen zur Tagesordnung, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden, wenn diese Anträge von Aktionären und Aktionärsvertretern gestellt werden, ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Die oben genannten Daten werden mindestens zwei Jahre, nach Bedarf im Einzelfall auch bis zu drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung aufbewahrt. Nach Ablauf dieser vorgenannten Fristen erfolgt eine Löschung der Daten, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist noch zur Bearbeitung von Anträgen, Entscheidungen oder rechtlichen Verfahren in Bezug auf die Hauptversammlung im Einzelfall erforderlich.

Aktionäre, Aktionärsvertreter und Gäste haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung nicht Notwendigerweise zu Verarbeitung notwendiger Daten und das Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten. Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter das Recht auf Datenübertragung sämtlicher von ihnen an die Gesellschaft übergebener Daten (Recht auf „Datenportabilität“).

Zur Ausübung der Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an:

datenschutz@e-consult.de

Darüber hinaus haben Aktionäre und Aktionärsvertreter auch das Recht zur Beschwerde bei der für sie zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde. Für das Saarland ist das Unabhängige Datenschutzzentrum Saarland, Fritz-Dobisch-Straße 12, 66111 Saarbrücken zuständig.

Den Datenschutzbeauftragten der e.Consult AG erreichen die Aktionäre und Aktionärsvertreter unter folgender Adresse:

datenschutz@e-consult.de

Saarbrücken im Mai 2020

Der Vorstand

gez. Dominik Bach-Michaelis
Vorstand

Nutzungsbedingungen
für die Webanwendung der e.Consult AG
zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung am 24.06.2020

Anm.: Die nachfolgenden Nutzungsbedingungen beziehen sich ausschließlich auf die Nutzung der Webanwendung der e.Consult AG. Voraussetzungen zur Ausübung von Aktionärsrechten auf anderem Wege bleiben hiervon unberührt.

1. Vorbemerkung, Gültigkeit, Zugangsdaten

Die e.Consult AG (nachfolgend „Gesellschaft“) stellt den Aktionären zur Durchführung der ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft am 24.06.2020 in Saarbrücken eine Webanwendung als Plattform für die elektronische Kommunikation zur Verfügung. Die Gesellschaft gestattet dem Aktionär, die Anwendung der Webanwendung unter Einhaltung dieser Nutzungsbedingungen zu verwenden.
Voraussetzung für eine Nutzung ist, dass der Aktionär sich innerhalb der Anmeldefrist (bis zum 19.06.2020) zur Hauptversammlung anmeldet. Nach erfolgter Anmeldung zur Hauptversammlung wird dem Aktionär ein personalisierter Internet-Link per E-Mail zugesendet, mit welchem er sich zusammen mit seinen Zugangsdaten, bestehend aus den persönlichen Daten des Aktionärs sowie der hier angedruckten Prüfziffer XXXX ordnungsgemäß zur Hauptversammlung anmelden kann. Zusätzlich zu dem Internet-Link geht dem zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionär ein erläuternder Leitfaden zur Nutzung der Webanwendung zu.

2. Nutzungsberechtigung

Dem Nutzer (Aktionär, Bevollmächtigter) wird ein nicht exklusives, zeitlich und inhaltlich auf die Dauer der Durchführung der Hauptversammlung beschränktes, widerrufliches Nutzungsrecht für die Anwendung, erteilt. Die Gesellschaft behält sich das Recht vor, ohne vorherige Benachrichtigung den Zugang zur Anwendung und die Nutzung einseitig für diejenigen Nutzer zu sperren, soweit deren Verhalten den Nutzungsbedingungen widerspricht.

3. Teilnahmebedingungen zur Hauptversammlung, Fristen

Weitergehende Informationen zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie die Fristen zur Anmeldung und zur Vertretung der Stimmrechte erhalten die Aktionäre im Rahmen der Einladung zur Hauptversammlung.

4. Nutzungshinweise

Bei der Entgegennahme und Bearbeitung von Erklärungen des Aktionärs gegenüber der Gesellschaft im Rahmen der Anwendung geht die Gesellschaft davon aus, dass der/die Erklärende(n) (§ 126 b) BGB) zur Abgabe der Erklärung befugt ist/sind.

Folgende Funktionen stehen den Aktionären in der Anwendung zur Verfügung:

1. Erteilung von Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter
s. Anlage 1 zu diesem Schreiben

2. Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten
s. Anlage 2 zu diesem Schreiben

3. Abgabe der Briefwahlstimme
s. Anlage 3 zu diesem Schreiben

4. Stellen von Fragen an die Gesellschaft

5. Erklärung eines Widerspruchs zu Protokoll (während der Hauptversammlung)


Zu 1. Erteilung von Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter

Aktionäre können, ggf. unter Offenlegung ihres Namens im Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung, Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter zu den veröffentlichten Tagesordnungspunkten der Hauptversammlung erteilen.

Fehlen einzelne Weisungen, gelten diese als Enthaltungen. Sollte es unter einem Tagesordnungspunkt zu Einzelabstimmungen über zusammengefasste Beschlussvorschläge kommen, gilt eine Weisung zu diesem Punkt jeweils entsprechend für die einzelnen Beschlussvorschläge.

Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt keine anderen Aufgaben in der Hauptversammlung wahr. Er nimmt weder Fragen von Aktionären oder ihrer Bevollmächtigten noch Widersprüche zu Protokoll entgegen.


Zu 2. Erteilung einer Vollmacht an einen Dritten

Aktionäre haben die Möglichkeit, sich in der Hauptversammlung durch einen Dritten vertreten zu lassen und die Daten des Bevollmächtigten, in der Regel Vor- und Nachname sowie Wohnort des Bevollmächtigen, in der Anwendung zu hinterlegen.

Die Nutzung der Anwendung durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Aktionär seinem Bevollmächtigten seine Zugangsdaten mitgeteilt hat. Die Nutzung von Zugangsdaten durch einen Vertreter gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung.

Der Aktionär muss seinen Bevollmächtigten zuvor immer auf die Weitergabe seiner Daten und auf den Datenschutz bzw. die Datenschutzerklärung der Gesellschaft hinweisen.


Zu 3. Abgabe der Briefwahlstimme

Aktionäre können ihre Stimmen zu den veröffentlichten Tagesordnungspunkten der Hauptversammlung auch durch Briefwahl abgeben. Bei der Briefwahl wird der Name des Aktionärs nicht im Teilnehmerverzeichnis ausgelegt. Fehlen Briefwahlstimmen bei einzelnen Tagesordnungspunkten, gelten diese als Enthaltungen. Sollte es unter einem Tagesordnungspunkt zu Einzelabstimmungen über zusammengefasste Beschlussvorschläge kommen, gilt eine abgegebene Stimme zu diesem Punkt jeweils entsprechend für die einzelnen Beschlussvorschläge.


Zu 4. Stellen von Fragen an die Gesellschaft

Aktionäre (oder ihre Bevollmächtigten), die sich ordnungsgemäß zur Teilnahme an der Hauptversammlung angemeldet haben, können in elektronischer Form bis zum 22.06.2020 Fragen an die Gesellschaft richten. Die Fragen sind per E-Mail an Frau Claudia Sahner (claudia.sahner@e-consult.de) zu adressieren. Die Fragen können von den anderen Aktionären oder ihrer Bevollmächtigten nicht eingesehen werden. Die vorab und die in der Hauptversammlung gestellten Fragen werden ohne Nennung der Namen der Fragenstellenden beantwortet. Der Vorstand wird die Fragen gemäß dem „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-, und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen beantworten. Insbesondere können Fragen zusammengefasst und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt werden.


Zu 5. Erklärung eines Widerspruchs zu Protokoll (während der Hauptversammlung)

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten, die an der Abstimmung teilnehmen, können von Beginn bis zum Ende der Hauptversammlung Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 AktG, in Verbindung mit dem „Gesetz über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs-, und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie“ gegen einen oder mehrere Beschlusspunkte der Hauptversammlung einlegen.

Ein Widerspruch kann mittels der Funktion „Handzeichen“ in der Webanwendung eingegeben werden.


5. Verhaltenspflichten des Nutzers

Die Nutzung der Anwendung ist ausschließlich unter der Maßgabe gestattet, dass der Nutzer die Anwendung ausschließlich für rechtmäßige Zwecke verwendet, insbesondere für solche, die mit dieser Nutzungsbedingungen im Einklang stehen. Jeder Nutzer ist verpflichtet, die zum Zwecke des Zugangs erhaltenen Daten geheim zu halten. Nach Erhalt der Zugangsdaten ist der Nutzer für die Geheimhaltung der Zugangsdaten, auch des von ihm vergebenen Passworts, verantwortlich. Daneben verpflichtet sich die Gesellschaft, sofern sie Zugriff auf die entsprechenden Daten hat, zur Einhaltung der erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor unberechtigtem Zugriff Dritter zu schützen. Der Nutzer verpflichtet sich, die Gesellschaft unverzüglich über jeden nicht autorisierten Zugriff zu jeglichen Diensten, anderen Zugangsdaten, Computersystemen oder Netzwerken, die mit einem Server der Gesellschaft bzw. der von ihr eingesetzten Dienstleister verbunden sind, oder zu anderen Diensten, unverzüglich zu informieren, sobald er davon Kenntnis erlangt. Die Gesellschaft haftet nicht für Schäden, die dem Nutzer daraus entstehen, dass unbefugte Dritte den Zugang oder das Passwort des Nutzers mit oder ohne Kenntnis des Nutzers nutzen, soweit alleine der Nutzer dies zu vertreten hat. Es besteht die Möglichkeit, dass der Nutzer für Verluste, die der Gesellschaft oder Dritten aufgrund der Nutzung des Zugangs oder des Passwortes durch einen unbefugten Dritten entstehen, haftbar gemacht werden kann. Es ist dem Nutzer nicht gestattet, den Zugang eines Dritten ohne dessen Erlaubnis zu nutzen.


6. Gewährleistung

Die von der Gesellschaft zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit ihrer Anwendung und der Datensicherheit getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechen den zum Zeitpunkt der Erstellung dieser Nutzungsbedingungen aktuellen Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Die Gesellschaft hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die Gesellschaft kann daher keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernimmt die Gesellschaft keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für die Anwendung eingesetzten Hard- und Software, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unsere Anwendung ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen.


7. Haftungsausschluss

Die Gesellschaft haftet unbeschränkt nur für grob fahrlässig oder vorsätzlich von ihr, ihren gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen herbeigeführte Schäden. Bei der Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, d.h. solcher Vertragspflichten deren Verletzung den Vertragszweck gefährdet und auf deren Erfüllung der Nutzer in besonderem Maße vertrauen durfte, haftet die Gesellschaft auch in Fällen einfacher Fahrlässigkeit. Diese Haftung ist auf den Ersatz der Schäden beschränkt, die bei Vertragsschluss typischerweise vorhersehbar waren; im Übrigen ist eine Haftung der Gesellschaft in den Fällen leicht fahrlässigen Handelns vollständig ausgeschlossen.


8. Eigentum

Über die in diesen Nutzungsbedingungen ausdrücklich eingeräumten Nutzungsrechte werden dem Nutzer keine weitergehenden Rechte gleich welcher Art an den in der Anwendung enthaltenen Inhalten erteilt. Sämtliche Eigentumsrechte an gewerblichen Schutzrechten wie Marken, Unternehmenskennzeichen, Patenten und Gebrauchsmustern als auch etwaige Urheberrechte verbleiben allein bei der Gesellschaft. Dem Nutzer ist es insbesondere nicht gestattet, die in der Anwendung enthaltenen Inhalte zu verändern, zu vervielfältigen und/oder Dritten zugänglich zu machen, es sei denn, es ist ausdrücklich in der Anwendung vorgesehen.


9. Änderung von Nutzungsbedingungen

Sollten sich diese Nutzungsbedingungen ändern, wird die Gesellschaft die Nutzer vor einem erneuten Login in die Webanwendung schriftlich darüber informieren. Die geänderten Nutzungsbedingungen müssen von den Nutzern akzeptiert werden. Grundsätzlich gelten die Nutzungsbedingungen in der jeweiligen Fassung von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten als von ihnen akzeptiert, wenn sich Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten in die Webanwendung einloggen.


10. Datenschutz

Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten und der Schutz Ihrer Privatsphäre haben für uns oberste Priorität. Ihre Daten nutzen und speichern wir nur im Rahmen des geltenden Datenschutzrechts und allein zu den Zwecken, zu denen Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben. Bitte beachten Sie hierzu unsere allgemeinen Datenschutzhinweise unter https://www.e-consult.de/datenschutz/ sowie ergänzend die speziellen Datenschutzhinweise zur Durchführung der Hauptversammlung 2020, welche Sie Ihrer Einladung entnehmen können.


11. Sonstiges

Der besseren Lesbarkeit wegen wird auf geschlechterspezifische Anreden verzichtet. Es sind jedoch alle Geschlechter (männlich, weiblich, divers) gleichermaßen angesprochen.


12. Schlussbestimmungen

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss der kollisionsrechtlichen Vorschriften und Grundsätze. Erfüllungsort sowie ausschließlicher Gerichtsstand aller Ansprüche im Zusammenhang mit diesen Nutzungsbedingungen ist – soweit erlaubt – Saarbrücken. Sollte eine Bestimmung dieser Vereinbarung ganz oder teilweise unwirksam sein oder ihre Rechtswirksamkeit später verlieren, so soll hierdurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt werden. Anstelle der unwirksamen Bestimmung gelten die gesetzlichen Vorschriften.


Fragen zu Inhalten der Hauptversammlung richten Sie bitte an:
Frau Claudia Sahner:
E-Mail: claudia.sahner@e-consult.de