Digitale Akten und standardisierte Kanzleiabläufe

Eine elektronische Zusammenarbeit zwischen Anwaltskanzleien und Versicherungen ist für Rechtsanwältin Claudia Thinesse-Wiehofsky nichts Neues. Bereits in den 90-er Jahren begann die Rechtsanwaltskanzlei WTW & Kollegen die Digitalisierung in ihren Kanzleialltag zu integrieren. Standardisierte Kanzleiabläufe wurden auf einfache Art und Weise digital transformiert und gewährleisten eine effektive Zusammenarbeit mit Versicherungen.

Frau Thinesse-Wihofsky, als Expertin, unter anderem für Verkehrsrecht und Versicherungsrecht, arbeiten Sie bereits seit Jahrzehnten digital mit Versicherungen und Mandanten. Wie kam es dazu?

Der digitale Wandel begann bereits in den 90-er Jahren. Am Anfang stand die Frage nach einem sicheren Kommunikationsweg. Fax und E-Mail boten relativ schnelle Kommunikationswege, aber leider keine sicheren. Anfänglich haben wir Nachrichten verschlüsselt, häufig mit dem Ergebnis, dass Mandanten nur Hieroglyphen ausgespielt bekamen. Wir waren auf der Suche nach einer sicheren und schnellen Lösung. In dieser Zeit haben wir Dominik Bach (CEO e.Consult) kennengelernt, er bot uns an, an dem Pilotprojekt „elektronische Zusammenarbeit zwischen Rechtsanwälten und Versicherungen über das Branchennetz des Gesamtverbandes der Deutschen Versicherer“ teilzunehmen. Seit diesem Zeitpunkt sind wir mit Versicherungen und Mandanten über die elektronische Akte „WebAkte“ digital verbunden. Ausschlaggebend für den Schritt war die „sichere Leitung“, das macht für mich den Charme der Anwendung aus.

Welche Vorteile ergaben sich für Ihre Kanzlei durch die elektronische Akte?

Die Vorteile für uns lagen von Anfang an klar auf der Hand: Wir automatisierten standardisierte Abläufe und gestalteten somit unser Kanzleiabläufe viel effizienter. Damit eng verknüpft ist eine Senkung von Kosten. Beispielsweise benötigte früher eine Rechtsanwaltsfachangestellte circa 10 Minuten, um eine Akte perfekt anzulegen. Heute benötigt sie maximal die Hälfte der Zeit und gewinnt dadurch mehr Zeit für wichtige Aufgaben. Auch ich persönlich spare kostbare Zeit. Ich hantiere nicht mehr mit einer physischen Akte und vermerke mit Post-its die relevanten Stellen, sondern ich markiere diese per Schlagwort in der WebAkte. Heute habe ich alle Fakten in Sekundenschnelle auf dem Bildschirm vor mir, wenn ein Mandant mich anruft und Fragen stellt.
Als wir begannen elektronisch zu arbeiten, war die Einführungsphase sehr einfach, da wir die WebAkte direkt aus der Kanzleisoftware nutzen konnten und keine Installation der Software auf unserem Kanzlei-Server notwendig war.

Sie arbeiten seit Jahrzehnten mit Versicherungen zusammen. Was hat sich im Laufe der Zeit verändert?

Im Wesentlichen liegt die Veränderung darin, dass die analoge Zusammenarbeit der Vergangenheit angehört. Wir erhalten unserer Prozessbeauftragung digital – von vielen unserer Partner über den sicheren Weg des GDV-Branchennetzes. Umso mehr freut es uns, zukünftig auch mit der Generali Versicherung digital zu agieren. Die elektronische Zusammenarbeit ist denkbar einfach und effizient für beide Seiten. Nach Erhalt der Beauftragung vergibt die Software automatisch ein Aktenzeichen und der Sachbearbeiter in der Versicherung erhält eine Eingangsnachricht mit Aktenzeichen. Hört sich erst mal banal an, ist für den Bearbeiter jedoch eine wichtige Information. Denn die Fristen für den Versicherungsfall laufen schon. Für den Versicherungsexperten bedeutet dies, dass er bis zum nächsten Bearbeitungsschritt gedanklich den Fall ruhen lassen kann. Enorm effizient wird die weitere Zusammenarbeit natürlich durch den sogenannten bidirektionalen Austausch direkt aus den jeweiligen Systemen. Das heißt, der Austausch von Schriftstücken und Daten erfolgt sowohl von unserer Seite als auch der Seite des Versicherers ohne Medienbrüche. Im Idealfall bedeutet dies, dass Arbeitsschritte wie Faxe scannen oder E-Mails den entsprechenden Akten zuordnen, komplett entfallen. In Summe somit eine weitere Zeitersparnis, die sich positiv auf den Personaleinsatz und somit auf die Kosten auswirkt.  

Ergeben sich Wettbewerbsvorteile für Sie durch die digitale Zusammenarbeit?
Heutzutage zählt Schnelligkeit. Durch die digitale Abwicklung agieren wir schnell – sowohl mit Versicherungen als auch mit Mandanten. Wenn Versicherungen uns angesprochen haben bzgl. einer Zusammenarbeit, war es ein sehr wichtiger Punkt modern aufgestellt zu sein. Es wurde und wird sehr positiv aufgenommen.

Und natürlich reagieren unsere Mandanten positiv. Für Mandanten bis Ende 40 ist eine 24/7 Kommunikation das A und O. Sie möchten ihre Nachrichten zu jeder Zeit und an jedem Ort checken und interagieren.