Für junge Anwälte und Anwältinnen: 6 Digitalisierungstipps

Hast Du als junge Anwältin oder Anwalt den Schritt in die Selbstständigkeit gewagt und weißt jetzt nicht, wie Du den Schreib- und Terminkram mit der Mandantschaft organisieren und digitalisieren sollst? Vielleicht hast Du aber auch eine ältere Kanzlei übernommen und bist mit den bisherigen analogen Abläufen nicht einverstanden?
Auf jeden Fall liegt Dir die Zufriedenheit Deiner Mandantinnen und Mandanten am Herzen.  

Dann ist dieser Blog genau das Richtige.

Wir haben 6 Digitalisierungstipps für Dich zusammengestellt:

1: Das richtige Mindset

Du weißt, warum Du Kanzleiabläufe digitalisieren möchtest. Aber ziehen Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Dir an einem Strang? Hinter einer ersten Ablehnung nach dem Motto, „das haben wir schon immer so gemacht“, könnten auch Ängste stecken. Zum Beispiel, ob man die neuen Programme und Abläufe gut erlernen kann. Ein paar Argumentationshilfen pro Digitalisierung findest Du in diesem Blog von Rechtsanwalt Cornel Pottgiesser. Nur im Team lässt sich das Vorhaben erfolgreich umsetzen.

2: IST-Analyse und Planung  

Danach empfehlen wir, sich zu den hier aufgeführten Kategorien die Frage zu stellen, wie die Abläufe jetzt aussehen und künftig aussehen sollen:

• Posteingang- und ausgang
• Terminvergabe
• Besprechungen
• Einholung von Unterschriften

Mit dem Ist-Soll-Vergleich liegt das Digitalisierungsziel vor Augen. Nun gilt es, die Technik danach abzuklopfen:

• Wie sieht die bestehende IT-Struktur aus?
• Welche Hardware und Software muss noch angeschafft werden?
• Wie sollen die Daten gesichert werden?

3. Meilensteine und Verantwortliche

Nachdem nun feststeht, wo die Reise hingeht, bestimmst Du am besten für jede nachfolgend aufgeführte Kategorie die entsprechenden Meilensteine und Verantwortlichen. Wir haben ein paar mögliche Meilensteine am Beispiel „Kategorie Postein- und ausgang“ aufgeführt:

• Auswahl der Scanner-Hardware abgeschlossen bis …
• Neu hereinkommende Dokumente werden nach dem neuen System digitalisiert ab …
• Auswahl der Software, um der Mandantschaft eine elektronische Akte zur Verfügung zu stellen, abgeschlossen bis …
• Schulungstermine zum Erlernen der neuen Software bis …
• Auswahl der Mandantschaft, um die Software zu testen, abgeschlossen bis …
• Informationsmaterial für die Mandantschaft zur Umstellung des Postein- und ausgangs bis …
• Rollout an alle Mandantinnen und Mandanten abgeschlossen bis …

4. Umsetzung und permanenter Austausch

Die eigentliche Umsetzung bedarf des ständigen Austauschs. Dabei haben sich regelmäßige Jour-Fix-Termine bewährt. Dort können die Verantwortlichen von den Fortschritten der Meilensteine berichten, eventuell müssen Termine nachjustiert werden.

5. Controlling und Fernrohr

Sind die neuen digitalen Abläufe zur Routine geworden, können die Jour-Fix-Termine in größeren Abständen stattfinden. Wir raten, sich nicht auf den Erfolgen auszuruhen. Sondern ständig mit dem Fernrohr Aussicht nach neuen Digitalisierungsmethoden und Softwares zu halten. Vielleicht ist wieder etwas dabei, um Deine Mandantschaft noch zufriedener und die Abläufe noch schneller zu machen.

6. Ein Tipp in eigener Sache: e.sy Starter Bundle

Wie schön wäre es, wenn ein Software-Anbieter alle Kategorien abdecken würde? Voilà – Ab heute kannst Du als junge Anwältin oder Anwalt vom e.sy Starter Bundle profitieren. Die komplette Software für den Posteingang und -ausgang, Terminvergabe, Besprechungen und Videokonferenzen, E-Signatur und vieles mehr, bieten wir exklusiv in diesem Bundle.

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